DOCUMENTACION COMERCIAL Y CONTABLE

DOCUMENTOS EN LA CONTABILIDAD

• NOTA DE PEDIDO
• ORDEN DE COMPRA 
• CARTA DE PEDIDO
• NOTA DE ENTREGA GUÍA DE REMISIÓN
• FACTURA
• PROFORMA

• NOTA DE ENTREGA.

Una nota de pedido es un documento el cual sirve para hacer la solicitud de un producto o servicio a una empresa. Se trata de un documento el cual sirve como solicitud para verificar si el proveedor puede abastecer un lote de productos con determinadas características: modelo, calidad, cantidad, entre otras.

Cabe señalar que este documento no es oficial y en ningún momento compromete al vendedor de entregar esta mercancía, salvo que confirme estar en la facultad de hacerlo.

                           

Una nota de pedido contiene los siguientes datos:

• Fecha de emisión.
• Nombre y domicilio del comprador.
• Nombre y domicilio de la empresa.
• Desglose de productos requeridos con características.
• Número de orden (folio).
• Forma de pago.
• Modificadores al precio (cargos por envío, impuestos, descuentos).
• Firma del comprador.
• Firma del empleado autorizado.

• ORDEN DE COMPRA

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Requisitos

• Lugar y fecha de emisión.
• Nombre y número de orden del comprobante.
• Nombre y domicilio.
• Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

Formas de emisión

• Original: Para el Vendedor.
• Duplicado: Para el Comprador.

Importancia

• Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gastó
• Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

                     

• CARTA DE PEDIDO

Este documento permite que un empresario, persona física o jurídica, redacte una carta comercial de pedido para manifestar a un proveedor la voluntad de adquirir determinados productos, y de que estos le sean enviados. Así, mediante esta, se solicita al vendedor el suministro de unas determinadas mercancías.

¿Cómo utilizar este documento?

Esta carta de pedido puede dirigirse espontáneamente a un nuevo o a un antiguo proveedor, o puede enviarse luego de la recepción de un catálogo o informaciones acerca de sus productos de parte del vendedor.

Si el empresario comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación (por ejemplo, porque existe un contrato previo entre ellos que las fija: un contrato de distribución o de otro tipo), esta carta será una carta de pedido en firme. En cambio, si el empresario comprador expone las condiciones sin que estas hayan sido previamente aceptadas por el vendedor, se tratará de un pedido condicional; una vez que estas condiciones son aceptadas por el proveedor, se trata de un pedido en firme.

La carta debe contener informaciones acerca del comprador, del proveedor o vendedor, de la mercancía, y de las condiciones del pedido. Para evitar errores o malentendidos es necesario consignar de forma clara:

1. La identificación del empresario que la redacta (nombre completo o denominación y forma jurídica, domicilio, DNI y datos identificadores de su inscripción en el Registro mercantil, en su caso).
2. En caso de tratarse del primer pedido a un nuevo proveedor, referencias de alguna entidad financiera donde el vendedor puede solicitar informes sobre el comprador a efectos de adquirir confianza en su compromiso de pago.
3. La identificación del proveedor o vendedor destinatario.
4. La clase de cada artículo pedido (especificando su modelo, en caso de que el proveedor cuente con un catálogo de productos).
5. El número de referencia de cada artículo (en caso de que el proveedor cuente con un catálogo de productos).
6. El precio unitario de cada artículo.
7. El importe total y, en caso de existir, los descuentos aplicables.
8. Las condiciones del pedido: plazo y lugar de entrega, forma de pago.

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Una vez redactado, el documento tiene que ser firmado por el empresario/a, por su representante legal o por una persona en que este delegue o que esté debidamente apoderada para realizar pedidos en nombre del empresario (por ejemplo, Jefa de compras). Posteriormente, se debe hacer llegar esta carta de pedido al empresario proveedor.